Zum Ablauf:

Kommissionen mit Vertretern verschiedener Institutionen bereisen das Land und begutachten die angemeldeten Dörfer. Der Ort bereitet eine Führung und eine Präsentation vor. Ein sehr wichtiger Punkt ist das Engagement der Bevölkerung, z. B. durch Vorführungen ortsansässiger Vereine. Nach bestimmten Kriterien werden Punkte vergeben und Ranglisten ermittelt. Entscheidend für die Auszeichnung mit Bronze-, Silber- und Goldmedaillen ist die erreichte Punktzahl.

Bewertungen erfolgen zunächst auf Kreis-, Bezirks- und Landesebene durch unterschiedliche Kommissionen. Nach einem bestimmten Teilnehmerschlüssel (Teilnehmerzahl → zustehende Plätze) werden aufgrund des erreichten Ranglistenplatzes Golddörfer für die nächste Ebene des Wettbewerbes gemeldet. Abschließend werden nur noch sehr wenige Dörfer von einer Bundeskommission besucht und bewertet.

Auf Bundesebene ist das Bundesministerium für Ernährung, Landwirtschaft und Verbraucherschutz (BMELV) zuständig. Bundeswettbewerbe finden alle drei Jahre statt; der 22. Wettbewerb begann 2005 auf Regionalebene und wurde 2007 auf Bundesebene abgeschlossen.

Die mit einer Goldmedaille ausgezeichneten Orte dürfen sich „Golddorf“ nennen. In Abhängigkeit von der erreichten Wettbewerbsebene wird zwischen Landes- und Bundesgolddörfern unterschieden.